“maar waarom nemen we er dan toch zo moeilijk afstand en afscheid van?”

Een populair liedje uit mijn kindertijd ging over de Stoker en de Machinist die de trein hadden gemist.[1] Ik zong het van harte mee, al wist ik niet precies wat een stoker[2] was. Het woord machinist kende ik wel, want de vader van een schoolvriendje van me was treinmachinist.

Ik wil er op deze plaats voor pleiten om een nieuw ‘lied’ te componeren als variant op dit oude kinderlied. Het moet gaan over de Zender en de Ontvanger die de boot hebben gemist. Ze zijn niet meer van deze tijd. Maar desondanks wordt dit duo in alle handboeken over communicatie opgevoerd, ook nog in recente uitgaven.[3]

Nog steeds is het gemeengoed om aan de hand van het Zender-Ontvanger model aan te geven hoe communicatie werkt. Het probleem dat ik hiermee heb, is dat er daarmee bedoeld of onbedoeld wordt uitgegaan van een actieve partij (Zender) en een passieve partij (Ontvanger). Ook wordt communicatie hiermee gezien als eenzijdig, lineair proces met als effect het beïnvloeden van de Ontvanger.

Natuurlijk haasten professionals, docenten en specialisten zich te zeggen dat het Zender-Ontvanger model tekort schiet, te simpel en te mechanisch is en dat het gedateerd is, maar waarom nemen we er dan toch zo moeilijk afstand en afscheid van?

Misschien komt dat omdat het Z-O model een pakkend plaatje en een makkelijke metafoor oplevert. We willen de werkelijkheid graag vangen in rationele schema’s en lineaire processen. Shannon & Weaver[4] bedienden ons op maat met een overzichtelijk model dat zich vanaf de jaren ’50 als de moeder der communicatiemodellen heeft vastgezet in het collectieve geheugen van de communicatieprofessie.

Fig. 1 The Shannon-Weaver Mathematical Model, 1949

En zo wordt het van generatie op generatie doorgegeven. Natuurlijk, het model werd bewerkt (o.a. door Berlo en Lasswell) en bekritiseerd, maar de basis bleef in grote lijnen overeind, al werd vooral de Zender soms anders aangeduid (Source, Communicator).

Ook in het bekende massacommunicatie-model van Maletzke (gepresenteerd in de jaren ’60) zien we het bekende basispatroon terug. Zender en Ontvanger zijn hier Kommunikator en Rezipient. Maletzke benadrukt dat de communicatie indirekt und einseitig verloopt.

Fig. 2 Maletzke’s model

In de jaren ’90 geven Windahl e.a.[5] aan dat ze worstelen met het begrip Zender. Ze geven met een voorbeeld aan hoe lastig het is om het begrip Zender eenduidig aan te bepalen:

Maar niettemin blijven ook Windahl c.s. de Z-O terminologie gebruiken.

Inmiddels leven we in al weer enige tijd in het digitale tijdperk. We hebben zelfs de fasen 1.0 en 2.0 al achter ons gelaten. We worden geconfronteerd met nieuwe termen als co-creatie, interactiviteit, social media, etc. Maar nog steeds blijven we praten over de Zender en de Ontvanger. Ik zeg: stop ermee! We kunnen er niet meer mee uit de voeten.

Wat is dan het alternatief? Ook daarvoor kunnen we putten uit de historie. Enkele jaren na Shannon & Weaver wees het Osgood-Schramm model ons al de weg (halverwege de jaren ’50!). We zien twee partijen die over en weer encoderen, decoderen en interpreteren.

Fig. 3 Osgood-Schramm Model

Geen perfect model, maar een veel beter aanknopingspunt voor een eigentijdse benadering en invulling van communicatie.

En de Zender en de Ontvanger? Laten we niet gaan zwartepieten. Ze hoeven niet bij het grofvuil. Ze krijgen een mooie plek in het communicatie-museum. Naast de drukpers en de injectienaaldtheorie.

[1] Tekst: Han G. Hoekstra; Muziek G. de Marez Oyens.

[2] Op de middelbare school realiseerde ik me tijdens de lessen Frans dat het woord chauffeur van het werkwoord chauffer kwam: stoken. Een chauffeur is dus eigenlijk een stoker!

[3] Zie bijvoorbeeld pagina 24 e.v. in het nieuwe boek Het Fundament van Gerald Morssinkhof.

[4] C. Shannon & W, Weaver (1949).The Mathematical Theory of Communication. University of Illinois Press.

[5]Windahl, S., B. Signitzer en J.T. Olson (1992) Using Communication Theory. Londen, Sage Publications.

In mijn twee vorige blogs over Communicatie kondigde ik een derde blog aan over het ‘hoe’ van communicatie. Ik zal daar ook in de toekomst nog meer over schrijven, maar laat me nu eerst leiden door twee boeken die ik de afgelopen weken in handen kreeg. Het ene boek is de nieuwste pennenvrucht van Betteke van Ruler, de onvermoeibare voorvechtster van het Communicatievak in Nederland. Samen met communicatie-consultant Frank Körver schreef zij Het Strategisch Communicatie Frame. Kennelijk is van Ruler gecharmeerd van pakkende Engelstalige termen, want na de Scrum die zij in 2013 lanceerde is er nu het Frame.

Het andere boek is van de hand van Julia Sloan en heet Learning to think strategically (2014, 2nd edition). Sloan is een Amerikaanse wetenschapper en adviseur.

In beide boeken, geschreven door wijze, ervaren en inspirerende vakvrouwen hoop ik houvast te krijgen bij het beter leren hanteren van het vaak zo lastige begrip strategie. En als docent moet ik het niet alleen zelf kunnen hanteren, maar ook zien over te dragen aan en te delen met mijn studenten HBO-communicatie. Ik heb zelf 15 jaar geleden Werkboek Communicatieplanning geschreven en voortschrijdend inzicht leert me dat mijn stappenplan van destijds door de huidige tijd behoorlijk achterhaald is: te lineair, te blauwdruk-achtig. Iedereen begrijpt dat het tegenwoordig anders ligt. We leven in een tijd van interactie en conversatie, en dat vergt flexibiliteit. Ook moet de communicatiefunctie accountable zijn en business impact hebben. Maar hoe bewerkstellig je dat en hoe stel je de resultaten vast? En ten slotte zien we dat de grenzen van de verschillende disciplines binnen het communicatievak minder scherp te trekken zijn dan ons in de klassieke handboeken wordt voorgeschoteld.

Welke inzichten biedt Sloan?

In de eerste plaats is het goed om te vermelden dat Sloan niet specifiek vanuit een communicatie-oogpunt schrijft en opereert. Zij etaleert een bredere kijk op strategie. Vanuit die brede blik maakt Sloan onderscheid tussen ‘strategic thinking’ en ‘strategic planning’ en ‘implementation’. Strategic planning is gericht op het in elkaar zetten van beleid, en is meer meetbaar en beheersbaar, blauwdruk-achtig, convergerend. Implementation is de uitvoering van dat beleid. Maar voorafgaand aan planning en implementatie leert Sloan ons dat we strategisch moeten denken. Strategic thinking is het bepalen van de grote lijn, het bedenken van een breed oplossingskader. En het proces van strategic thinking is “messy”, rommelig, oncontroleerbaar, divergerend. Voor strategic thinking (kritisch, intuïtief, reflectief, creatief) zijn andere cognitieve functies nodig dan voor strategic planning (lineair, objectief, rationeel, volgordelijk). Sloan nodigt ons uit om in de fase van strategic thinking zeer creatief en speels te zijn. En ook nieuwsgierig en analytisch. De situatie moet vanuit allerlei perspectieven bekeken worden. Er is ruimte nodig om dat te bereiken: ruimte in tijd, maar ook in de zin van mensen de ruimte geven om mee te denken en bij te dragen. Sloan pleit voor een open dialoog als instrument van strategisch denken. Alleen als mensen vrij en kritisch kunnen meedenken en meepraten ontstaat er een goede voedingsbodem voor strategic thinking.

Hier slaat Sloan een brug naar communicatie. Vrij vertaald: goede, open, kritische communicatie leidt tot betere strategie-vorming. Communicatie als voorwaarde en facilitator van divergerende denkprocessen. Nogmaals, Sloan is geen communicatiewetenschapper, maar ze biedt wel stof tot nadenken aan communicatie-mensen.

Welke inzichten bieden van Ruler en Körver?

Van Ruler en Körver spitsen hun denken over strategie toe op het vakgebied communicatie en (eigenlijk nog specifieker) op de strategie van communicatie-afdelingen binnen organisaties. Ze brengen daarbij hun theoretische inzichten en praktijk-ervaringen samen in een makkelijk leesbaar en toegankelijk opgezet boek. Van Ruler en Körver omschrijven strategisch denken als “nadenken hoe je ergens kunt komen en waar je allemaal rekening mee moet houden”. In een overtuigend eerste deel van het boek wordt aangegeven dat je strategie niet in je eentje (maar “met elkaar”) moet ontwikkelen, dat communicatiestrategie moet aansluiten op de organisatie-strategie, dat het gaat om de grote lijn en het maken van heldere keuzes, en dat een strategie voortdurend onderhoud vergt.

Van Ruler en Körver presenteren vervolgens een door hen ontwikkeld ‘frame’ dat acht elementen (‘bouwstenen’) bevat: Visie, Interne situatie, Externe situatie, Ambitie, Accountability, Stakeholders, Resources en Aanpak. Stuk voor stuk herkenbare elementen binnen de theorie en de praktijk van professionele communicatie. Deze bouwstenen moeten volgens de auteurs niet opgevat worden als stappen in een stappenplan, maar als aandachtspunten bij de vormgeving van de strategie, waarbij de eerste vier elementen vooral bepalend zijn voor de ‘richting’ en de laatste vier elementen met name samenhangen met ‘realisatie’. Van Ruler en Körver benadrukken dat het gaat om een iteratief model, en dat er geen vaste volgorde in deze bouwstenen zit. In deel II van het boek worden de bouwstenen één voor één besproken. Bij de invulling van die bouwstenen staat veel leerzaams, maar er kunnen ook de nodige vraagtekens worden geplaatst. En dat laatste komt vooral door de dubbele focus die dit boek kent. Aan de ene kant gaat het bij de bouwstenen, de gegeven voorbeelden en de gastcolumns van praktijkmensen om concrete communicatie-vraagstukken die om een doordachte aanpak vragen, maar aan de andere kant legt dit boek sterk de nadruk op het positioneren van de communicatie-afdeling binnen organisaties. Natuurlijk liggen beide zaken in elkaars verlengde, maar het zijn wel verschillende zaken. Dat geeft de lezer een wat ambivalent gevoel. Er wordt namelijk van niveau gewisseld. Als de communicatie-strategie (van de afdeling) moet passen binnen de organisatie-strategie (een terechte opmerking op p. 18), dan is de organisatie-strategie het alomvattende niveau (zeg even: niveau 1). Daarmee behoort de communicatie-strategie tot niveau 2 en het oplossen van concrete communicatie-vraagstukken tot niveau 3. Het lijkt op de bekende trits strategisch-tactisch-operationeel. Bij het boek van van Ruler en Körver heb ik meermalen het gevoel dat ik moet schakelen tussen niveau 2 en niveau 3. Ik zou de vraag wel willen opwerpen of communicatie niet per definitie een meer tactisch instrument is ten dienste van de organisatie-strategie. In het voorwoord stellen de schrijvers dat het Frame toepasbaar is voor het ontwikkelen van “een strategie voor wat dan ook”. Maar dat werkt niet, wat mij betreft. Door de gekozen invalshoek vind ik het met name een bruikbare methode voor het ontwikkelen van een positionering van de communicatie-afdeling (dus niveau 2) en veel minder voor het ontwikkelen van een doordachte aanpak van een concreet communicatie-vraagstuk. Dat laatste is iets waar mijn studenten natuurlijk vooral mee worstelen en waar dit boek dan weer onvoldoende handvatten voor biedt. Daarvoor zou dit boek veel meer aandacht moeten besteden aan relatiegroepen (en dus niet alleen de stakeholders van de afdeling Communicatie, zoals in dit boek), aan probleemanalyses en aan de ontwikkeling van creatieve concepten.

Ten slotte kent dit boek ook nog een Deel III, een soort capita selecta. Daarbinnen is de passage ‘snappen hoe communicatie werkt’ ronduit teleurstellend. Als we ons voor de bouwsteen Visie willen laten inspireren, dan zal het niet door deze pagina’s gebeuren. En dat is jammer, omdat je juist van deze twee ervaren deskundigen op die plek een meer inspirerend verhaal zou verwachten.

Conclusie

Strategie blijft ook na lezing van deze twee boeken een lastig te hanteren begrip. We zijn al gauw geneigd om alles waar een idee achter zit en dat naar een doel toewerkt te betitelen als ‘strategie’.

Het boek van Sloan leert ons onderscheid te maken tussen strategisch denken, plannen en uitvoeren. Elk met een eigen dynamiek en met een eigen benadering in denken en doen.

Het boek van van Ruler en Körver leert ons dat het binnen de communicatie-professie nodig is om onderscheid te maken tussen de niveaus waarop wordt geopereerd. Zij leggen zelf de nadruk op de strategie van de communicatie-afdeling.

Beide boeken leren dat een doordachte aanpak altijd begint als een gezamenlijk proces, dat niet blauwdruk-achtig verloopt. Het is dus raadzaam te starten met divergerende vormen van strategic thinking, of we ons nu op strategisch, tactisch of operationeel voor vragen en uitdagingen gesteld zien. En als de grote lijn is bepaald en er heldere keuzes zijn gemaakt, gaan we dat via strategic planning handen en voeten geven.

Wat mij betreft is daarbij de waarde van communicatie tweeledig. In de eerste plaats is communicatie binnen het proces van strategisch denken een onmisbare factor (zoals Sloan aangeeft). Ik noem dat voor het gemak ‘communicatie als input- factor’. In de tweede plaats is communicatie ook een ‘output’-factor, waarbij communicatieve concepten de resultaten van een strategisch (of tactisch) denkproces zijn. Denk hierbij aan campagnes, programma’s of acties.

Als we beide vormen van onderscheid niet maken, dreigt het gevaar van spraak- en begripsverwarring.

“Communicatie is nodig om tot relevantie te komen”

In het vervolg op vorige blog (waarin ik het wat van de communicatie presenteerde door middel van de COMpositie: http://phaestus.nl/phaestus.nl/?p=345), wil ik nu graag ingaan op het waarom van Communicatie. Waar doen we het allemaal voor? Wat is de relevantie van communicatie? Hoe kan communicatie ’business impact’[1] hebben?

De betekenis van communicatie

Communicatie is in de kern iets dat mensen helpt om grip te krijgen op hun leven. Uitwisseling met anderen draagt bij aan het geven van betekenis, richting en invulling aan het leven. Mensen zijn er niet op gebouwd om langere tijd compleet geïsoleerd te zijn. Prestaties, keuze-bepaling en identiteitsontwikkeling krijgen vorm in samenspraak (of tegenspraak!) met anderen. Anderen die je een spiegel voorhouden, die je de weg wijzen, die je laten lachen of huilen, die je aanmoedigen of bekritiseren. Dat gebeurt bij de opvoeding van kinderen, bij het vieren van een verjaardag, bij het Facebooken, bij het roddelen over een buurvrouw en bij het lezen van recensies op  sites als Booking.com of TheFork.

In de professionele context

Deze betekenis van communicatie geldt niet alleen voor ‘alledaagse’ communicatie, maar ook voor communicatie in een professionele context. Ook een bedrijf, een waterschap, een ziekenhuis, een stichting of een multinational ontwikkelt zich in wisselwerking met anderen. Een organisatie kan alleen maar bestaan als er andere partijen of individuen zijn die op de één of andere wijze belang hebben bij en bijdragen aan het bestaan van die organisatie.[2]  Dit kunnen medewerkers zijn, klanten, leveranciers, buren, concurrenten, journalisten, etc. Die anderen worden in de vakliteratuur doorgaans aangeduid als stakeholders: mensen en groeperingen die belang hebben bij jouw organisaties en zonder wie jij als organisatie geen bestaansrecht (license to operate[3]) hebt. Die anderen zijn enerzijds van belang voor jou (als organisatie) en zij geven anderzijds aan in hoeverre jij van belang bent voor hen. En juist door die wisselwerking kun je als organisatie je relevantie[4] en je profiel nader bepalen en ontwikkelen. Communicatie is nodig om tot relevantie te komen. Dankzij communicatie komt een organisatie tot verdere ontwikkeling van betekenis en richting, van visie en missie. In veel handboeken wordt teveel de nadruk gelegd op communicatie als output-instrument. De organisatie bepaalt eerst zijn positie en gaat die daarna wereldkundig maken. Een tamelijk eenzijdige benadering die soms zelfs wat autistisch aandoet. Ik zie dat anders. Een organisatie kan pas tot een relevante positionering komen door voortdurend te communiceren en in verbinding te staan met diverse stakeholders.

De kerntaak van de communicatie-professional

In mijn ogen is het de kerntaak van de communicatieprofessional (intern als medewerker, of extern als adviseur) om die betekenisverlenende wisselwerking tussen organisatie en de stakeholders permanent te agenderen, te monitoren en te faciliteren. Communicatie is in dit verband onmisbaar om het contact en de interactie met relatiegroepen te (helpen) onderhouden. Voor de goede orde: dat hoeft niet een harmonieuze relatie te zijn. Ook relaties die gebaseerd zijn op tegengestelde belangen, conflict of kritiek zijn van belang voor organisaties om hun positie en koers nader scherp te stellen.[5] Voor een organisatie geldt daarbij hetzelfde als wat voor een individu geldt. Ook een organisatie kan niet niet communiceren.[6] Dat stemt tot de nodige bescheidenheid en relativering. Alles wat tot de organisatie behoort en iedereen die in en voor de organisatie werkt, communiceert voortdurend. Dat is nauwelijks te controleren, laat staan te beheersen. Het is hooguit enigszins te stroomlijnen. Maar dat wil niet zeggen dat communicatieprofessionals daarbij niet een belangrijke bijdrage kunnen leveren. Integendeel, hoe beter communicatieprofessional in staat is om die informatie-uitwisseling te faciliteren en de opbrengst ervan te delen, hoe beter de mogelijkheid voor de betrokken organisatie om zich op relevante wijze te profileren.     In mijn volgende blog ga ik in op de vraag hoe communicatieprofessionals deze taak goed zouden kunnen invullen

Het ‘hoe’ van communicatie

[1]  Ik leen deze term van collega Michaël Renssen die een gloedvol betoog over deze term hield tijdens een studiedag in april.

[2] Zie bijv. J. Lubberding: De bestaansvoorwaarden, 2006.

[3] Term gebruikt door o.a. Paul Stamsnijder in zijn boek De vent is de tent, 2010.

[4] Het woord relevantie is afgeleid van het Latijnse woord relevare dat oprichten (of opheffen, verheffen) betekent. Denk aan het verwante woord reliëf. Relevantie gaat dus om het je willen manifesteren, je kop boven het maaiveld uitsteken, standing out in the crowd. De betekenis van relevantie ligt in die zin dicht bij positioneren en je onderscheiden.

[5] In politieke commentaren wordt in dit verband wel gewezen op het profijt dat Pechtold heeft van het zich stevig positioneren ten opzichte van Wilders.

[6] Zie mijn verwijzing naar Paul Watzlawick in mijn blog over COMpositie.