Een paar weken geleden schreef ik een blog waarin ik de strategie-modellen van twee populaire en toonaangevende communicatie-auteurs, Betteke van Ruler en wil Michels, naast elkaar legde (https://phaestus.nl/phaestus.nl/?p=2900 ). Ik was verrast door de grote hoeveelheid reacties (bijna 200 likes en commentaren) die ik in de dagen daarna ontving. Ook van beide prominenten zelf. Zij herkenden zich in grote lijnen in de vergelijkingen die ik had gemaakt.

Ik ben blij met de betrokkenheid, de vragen en de waardering die uit veel reacties naar voren kwamen. Kennelijk is dit een thema dat leeft onder communicatieprofessionals. Alle reden om er nog een keer aandacht aan te besteden en een paar bespreekpunten nader uit te diepen.

Uit mijn analyse in mijn vorige blog kwam naar voren dat er veel dezelfde (of vergelijkbare) bouwstenen voorkomen in het ‘Frame’ van Betteke van Ruler en het ‘Model’ van Wil Michels. Er bestaat dus redelijk veel consensus over de elementen die je in ogenschouw moet nemen als je tot een goede communicatie-strategie wilt komen. Voor een communicatieprofessional die ‘volgens het boekje’ een communicatie-strategie wil ontwikkelen biedt deze overeenstemming veel houvast. Beide auteurs wijzen immers grotendeels op dezelfde elementen.[1]

Maar er zijn ook verschillen tussen de modellen van van Ruler en Michels en juist die roepen vragen en discussies op. Dat kwam duidelijk naar voren in de reacties op mijn vorige blog. Ik heb gemerkt dat twee kwesties met name leiden tot meningsverschillen en misverstanden: 1. het al dan niet volgtijdelijke werken en 2. het omgaan met de ‘niveaus’ van communicatie. Deze twee discussiepunten wil ik daarom in deze vervolg-tekst nader bespreken.

Op basis van eigen inzichten en ervaringen (als docent, auteur en adviseur) geef ik hierbij ook mijn eigen positie aan. En die leg ik daarmee aan jullie, de lezers, voor. Niet als alwetende (want dat ben ik zeker niet), maar in de hoop daar weer veel reacties en commentaren op te krijgen. Want ik ben ervan overtuigd dat een open, inhoudelijke uitwisseling bijdraagt aan de verdere ontwikkeling van professionele communicatie.

 

1. Al dan niet volgtijdelijk werken

Op het punt van het hanteren van een vaste denk- en werkvolgorde is Betteke van Ruler ondubbelzinnig. Zij wijst stappenplannen en lineaire werkwijzen consequent af. Zij benadrukt dat het niet uitmaakt met welke bouwsteen van haar Frame je begint, zo lang je maar alle bouwstenen in je overwegingen meeneemt en op elkaar betrekt. Zij kiest voor een iteratieve, niet-volgtijdelijke benadering. Wil Michels is op dit punt meer ambivalent. Hij benadrukt weliswaar het belang van flexibiliteit, maar hij geeft ook aan dat je moet beginnen met het verkennen van de opdracht/vraag en dat de ontwikkeling van content voortkomt uit een eerder vastgestelde communicatiestrategie. De vraag is dus: moeten we nu wel of niet in een bepaalde volgorde gaan werken?

In mijn ogen is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen de inhoudelijke afweging (de ontwikkeling van een communicatie-strategie of communicatie-campagne) enerzijds en het procedurele traject (de dynamiek tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en de methodische stappen die men zet) anderzijds. Wat mij betreft is er bij het eerste punt (inhoudelijke afweging)  geen noodzaak om volgtijdelijk te werken terwijl bij het laatste punt (dynamiek en methodiek) vaak juist wel sprake is van volgtijdelijkheid.

1. Dynamiek opdrachtgever – opdrachtnemer

Doorgaans begint een traject vanuit een startsituatie waarbij een vraag of opdracht op tafel ligt die eerst nader moet worden verkend. Daarbij horen vragen als: Wat is de aard en omvang van het vraagstuk, wat is het kader waarbinnen deze opdracht moet worden uitgevoerd, wat is de vraag achter de vraag, is het een vraagstuk waarbij de inzet van communicatie zinvol is, welk niveau van professionele communicatie (in het tweede deel van dit blog ga ik nader op deze niveau-vraag in) is hierbij aan de orde, etc. In deze verkenningsfase proberen opdrachtgever en opdrachtnemer tot inhoudelijke en zakelijke overeenstemming te komen voordat de daadwerkelijke ontwikkeling van een strategie of campagne kan plaatsvinden. Ook tijdens het ontwikkelingsproces is het goed mogelijk (en wenselijk!) dat opdrachtgever en opdrachtnemer geregeld contact hebben over de voortgang. Ten slotte komt er ook een einde aan een traject. Dan is er sprake van oplevering, eindevaluatie en misschien wel een besluit tot verdere samenwerking. In die zin zou ik die verkenningsfase en de verdere dynamiek tussen opdrachtgever en opdrachtnemer altijd nadrukkelijk benoemen (iets wat niet expliciet in het boek van van Ruler staat), maar niet opnemen in het strategie-model zelf (wat Michels wel doet). Het is namelijk geen bouwsteen.

1. Methodiek

Er zijn tal van methodes (bijv. scrum, design thinking, ontwerpgericht onderzoek) die je kunt hanteren om tot een bepaald resultaat te komen. In die methodes worden vaak bepaalde stappen en sessies (sprints, fasen, brainstorm-bijeenkomsten, hackatons) voorgeschreven. Hierin zit doorgaans een zekere volgtijdelijkheid, maar ook dit zijn geen bouwstenen. Het zijn procedurele stappen die op zich niets zeggen over de inhoud; al zijn ze wel nodig om verdere inhoudelijke afweging en ontwikkeling te bevorderen.

 

Als je kijkt naar dynamiek en methodiek lijkt het voor de hand te liggen om te kiezen voor een volgtijdelijke aanpak bij het ontwikkelen van een communicatie-strategie. Maar toch is dat schijn. Ongeacht de dynamiek en de methodiek gaat het in de kern van de strategie-ontwikkeling om het tegen elkaar afwegen van bouwstenen in een niet vaststaande volgorde. Wie een legpuzzel maakt kan met ieder stukje beginnen. De een wil graag eerst de vier hoekjes zoeken, de ander begint met het verzamelen van alle rechte stukjes en weer iemand anders gaat juist alles op kleur sorteren. Dat maakt niet uit zolang uiteindelijk alle stukjes maar in elkaar passen. Nog een ander voorbeeld: voor het maken van een appeltaart heb je een mix van ingrediënten (inhoud, bouwstenen) nodig. Het gebruiken van die ingrediënten staat los van de vraag of je de taart in een airfryer, een oven of een combi-magnetron (methode) gaat bakken.

Ik zie een communicatie-strategie als een onderbouwd geheel van inzichten en keuzes. En die inzichten en keuzes hebben betrekking op de gehanteerde bouwstenen. Communicatie-doelen, doelgroepen[2] en boodschappen moeten op elkaar afgestemd zijn. Ongeacht waar je begint. Begin je bij het onderzoeken en vaststellen van de doelgroep, dan heeft dat gevolgen voor het bepalen van je doel en je boodschap. Je kunt ook eerst naar het doel kijken en daaruit afleiden welke doelgroep daarbij aansluit en welke boodschap. Je kunt ook vaststellen wat de beschikbare hoeveelheid tijd en geld is om vandaaruit te bepalen welke ambities haalbaar zijn en welke niet. De inzichten en keuzes bij de ene bouwsteen zullen altijd van invloed zijn op de andere bouwstenen. Je blijft kneden en schaven tot er een mooi en afgebakend geheel tot stand is gekomen.

Conclusie Volgtijdelijkheid

Het is belangrijk onderscheid te maken tussen het advies-traject en de ontwerp-methode aan de ene kant en het inhoudelijke, iteratieve proces van afwegen en kiezen aan de andere kant. Er is wat mij betreft wel sprake van vormen van volgtijdelijkheid in het procedurele traject (dynamiek en methodiek), maar niet in de inhoudelijke afweging van strategie-ontwikkeling zelf. Betteke van Ruler bakent dat inhoudelijke proces duidelijk af in haar Frame en benadrukt, wat mij betreft terecht, het iteratieve karakter daarvan. Daarbij heeft zij minder oog voor het traject. Wil Michels besteedt relatief meer aandacht aan de volgtijdelijke aspecten van het traject, maar neemt zowel traject-elementen (Opdracht, Monitoring) als inhoudelijke elementen op in zijn Model. Dat maakt zijn model op dit punt ambivalenter.

Hoewel ik geen ster ben in visualisering heb ik toch geprobeerd er een plaatje van te maken. Je kunt de inhoudelijke en procedurele aspecten van strategie-ontwikkeling samen presenteren door onder het communicatie-model een tijdlijn af te beelden waarop procedurele stappen zijn afgetekend. Die tijdlijn zou altijd moeten beginnen met de startsituatie cq verkenningsfase die moet uitmonden in een Go of No Go beslissing.

Boven die tijdlijn staan meerdere afbeeldingen van dezelfde cirkel met vaste bouwstenen[3]. Die cirkel wordt per stap op de tijdlijn steeds specifieker en scherper ingekleurd. Er zit geen volgtijdelijkheid binnen de cirkel en haar bouwstenen zelf, maar wel in het traject van procedures en methodische stappen (de tijdlijn) waarlangs die strategie-ontwikkeling plaatsvindt.

 

2. Omgaan met niveaus

Een ander belangrijk bespreekpunt is het omgaan met de verschillende ‘niveaus’ van communicatie. In de vakliteratuur worden over het algemeen drie niveaus onderscheiden: strategisch (langere termijn, organisatie-breed, algemene koers), tactisch (middellange termijn, campagne, project) en uitvoerend (kortere termijn, productie, realisatie). Beide auteurs suggereren dat je hun Frame of Model kunt gebruiken voor grotere communicatie-opdrachten, maar ook bij meer ‘hands on’ klussen als het schrijven van een persbericht. In de woorden van Betteke van Ruler helpt het daarbij ‘om even snel de strategische vragen uit het Frame langs te lopen om je af te vragen of dat persbericht nu wel zo’n goed idee is’. Op zich is het een goede gedachte om ook een persbericht te toetsen aan een breder kader, maar voor de verdere uitvoering kun je met het Frame niet echt uit de voeten. Wil Michels zegt: ‘Of je nu een operationeel plan maakt of een overkoepelende strategie…de bouwstenen komen altijd aan bod’.

Beide opvattingen suggereren op eigen wijze een soort ‘one sitze fits all’ gedachte. Maar doet dat wel recht aan de verschillen in niveaus die in het communicatievak aan de orde zijn? In hoeverre komen beide modellen met hun vaste bouwstenen op alle niveaus goed van pas?

Voordat ik hier verder op inga wil ik eerst ter verduidelijking van mijn opvattingen over niveaus een vergelijking maken met het populaire televisieprogramma ‘Weer verliefd op je huis’.

Intermezzo: Weer verliefd op je huis

In dit programma maak je kennis met mensen die ontevreden zijn over de inrichting van hun huis. Een styling-adviseur komt langs om het huis grondig te inspecteren (huidige inrichting, vierkante meters, zijn er kinderkamers, ruimtes voor thuiswerken en hobby’s), maar vooral om te praten met de bewoners over hun problemen en wensen (waar lopen jullie tegenaan, wat zouden jullie graag willen). Daarbij valt op dat de bewoners vaak uiteenlopende voorkeuren hebben. Heel erg cliché: mannen willen vooral robuust en industrieel; vrouwen met name warm en kleurrijk. De styling-adviseur gaat met die gegevens en inzichten aan de slag en komt vervolgens aanzetten met een totaal-idee voor de inrichting en geeft dat vaak een indrukwekkende naam als Scandinavian Romance of Urban Adventure. Dat totaal-idee zou je de strategie kunnen noemen (strategie is wat mij betreft koers, kader en kompas: centraal, overkoepelend, richtinggevend). Vervolgens worden de ruimtes in het huis volgens dat centrale idee opnieuw aangekleed, ingericht, of soms totaal verbouwd. Daarbij wordt natuurlijk gelet op de functies van de verschillende ruimtes (keuken, hobbykamer, woonkamer). De inrichting per kamer correspondeert in mijn ogen met het tactische niveau. Ten slotte heb je per kamer de concrete keuze voor meubels, decoraties, behang, verfkleuren etc. Dat is de operationele kant.  De keuze van een stoel of een vloerkleed (operationeel) moet passen binnen het tactische concept van de kamer en dat moet op zijn beurt weer passen binnen de centrale styling-strategie van het gehele huis.

Ik weet het, elke vergelijking gaat mank, maar ik heb tijdens lezingen en colleges gemerkt dat het helpt om deze analogie te gebruiken. Terug nu naar Frame en Model.

 

1. Frame van Betteke van Ruler

In mijn vorige blog concludeerde ik dat het Frame van Betteke van Ruler vooral een goed bruikbare tool is voor het ontwikkelen van de communicatie-koers van een organisatie (en de invulling van de communicatie-functie) op een hoger, meer overkoepelend niveau. Dat maakt het Frame minder geschikt bij het uitvoeren van alledaagse communicatie-taken. Natuurlijk moet je bij het schrijven van een persbericht of het maken van een folder kijken naar het grotere kader waarbinnen het persbericht of de folder wordt gemaakt, maar het Frame als zodanig biedt te weinig houvast om op meer uitvoerend niveau tot scherpe afwegingen en keuzes te komen. Juist ook omdat bouwstenen op het gebied van content creatie en media ontbreken. Betteke van Ruler geeft zelf ook aan dat haar Frame geen nadere detaillering biedt: ‘wel de belangrijke keuzes, maar niet de details van de uitwerking’ (p. 26).  Het Frame kent wel de bouwsteen Aanpak waarmee je aangeeft welke basisvorm van communicatie je kunt gaan inzetten. Met de term basisvorm verwijst Betteke van Ruler naar haar eigen Communicatiekruispunt dat vier basisvormen kent: dialoog voeren, informeren, co-creëren en overreden. Het Frame geeft duidelijk aan hoe je tot een centraal idee (op basis van een strategische afweging) kunt komen en geeft daarbij aan dat er voor de uitwerking (Aanpak) een aantal basis-uitwerkingen zijn (in termen van mijn styling voorbeeld: totaal verbouwen, flink renoveren, of een beetje aanpassen). De uitwerking van dat centrale idee loopt via de bouwsteen Aanpak. De Aanpak is volgens van Ruler de ‘tactiek die je per doelstelling (denk aan: kamer in het huis) bedenkt om de ambitie te realiseren’. Tactiek is volgens haar het gekozen ‘aanvalsplan’ binnen een breder strategisch geheel van gemaakte keuzes. Dat roept bij mij de vraag op waarom je de bouwsteen Aanpak (of Tactiek) deel wil laten uitmaken van een Strategisch Frame. Dat kan leiden tot spraakverwarring omdat er twee niveaus in één model naast elkaar staan. Ik zou Aanpak/Tactiek buiten het strategische model laten en op een ander niveau aan bod laten komen (zie hieronder). Van Ruler geeft overigens naast het benoemen van de vier basisvormen niet aan hoe die tactiek/die aanpak verder ingevuld en uitgewerkt moet worden. Het gros van de communicatieprofessionals zal voor het uitvoeren van alledaagse communicatie-taken dus geen concrete handvatten aantreffen in het Frame, maar wel een breder, richtinggevend kader dat moet bevorderen dat dagelijkse werkzaamheden niet hap-snap  en onbezonnen worden ingevuld, maar in lijn zijn met de centrale communicatie-koers van de organisatie.

2. Model van Wil Michels

Ten aanzien van het Model van Wil Michels concludeerde ik in mijn vorige blok dat het relatief meer handvatten (biedt) voor het aanpakken van een concrete communicatie-opdracht (project, klus) op een meer tactisch en operationeel vlak. Dat komt vooral omdat Michels in zijn Model de bouwstenen Concept /Content en Planning heeft opgenomen, binnen een lijn die Aanpak heet. In deze bouwstenen komen zaken als kernboodschap, mediakeuze, content kalender, storytelling, budget en tijdsplanning aan bod. Dit zijn herkenbare termen en taken uit de dagelijkse praktijk van de gemiddelde communicatieprofessional. Michels biedt op deze punten meer inzicht en houvast. In die zin lijkt het erop dat Michels heeft geprobeerd de eerder genoemde drie niveaus van communicatie in één model te integreren. Ik vind het verwarrend dat hij in zijn model maar liefst drie, vier strategieën weergeeft; een positioneringsstrategie, een communicatiestrategie (ook nog verdeeld in een overkoepelende communicatiestrategie en specifieke communicatiestrategieën) en een content strategie (deze laatste als optelsom van de Aanpak-lijn: ‘je rondt het blok Aanpak af met een content-strategie’, p. 83). Dat zijn veel strategieën bij elkaar; van verschillend karakter en niveau. En zonder duidelijke inhoudelijk lijn en verbondenheid. In mijn ogen zijn dit niet allemaal strategieën, maar uitwerkingen op verschillende denk- en werkniveaus (tactisch, operationeel). Michels geeft daarbij niet aan hoe je van breder/hoger naar specifieker/concreter moet toewerken. Welke van de genoemde  strategieën staat voor het centrale idee en welke voor het meer tactische niveau? Als je in ogenschouw neemt dat zijn Model meer volgtijdelijk is, lijkt het alsof je eerst een positioneringsstrategie (meer strategisch) moet ontwikkelen en daarna een overkoepelende communicatiestrategie en dan een meer specifieke communicatie-strategie (meer tactisch) om ten slotte toe te werken naar een content strategie (meer operationeel). Zo lijken verschillen in werkniveau hetzelfde als verschillen in werkvolgorde. Is het de bedoeling van Michels dat alle niveaus naast elkaar in dit ene Model staan? En dat ze in een bepaalde volgorde aan bod moeten komen?

In de praktijk werk je niet altijd van strategisch naar operationeel. Dagelijkse communicatie-opdrachten liggen juist op operationeel niveau. En uiteraard dien je bij het oppakken en uitvoeren van die opdrachten rekening houden met het bredere kader/de grotere koers. Dat betekent dat er een duidelijk en doortimmerd centraal kader moet zijn. Juist die kaderstellende inhoudelijke lijn tussen de niveaus komt bij Michels niet goed uit de verf.

3. Conclusie niveaus

Het Frame van Betteke van Ruler biedt een goed handvat om te komen tot een kader en koers op meer strategisch, overkoepeld niveau. Iedere organisatie die serieus werk maakt van een professionele invulling van de communicatiefunctie zou tot een dergelijk kader (via dit Frame of op andere wijze) moeten zien te komen. Een kompas dat een leidraad biedt voor de invulling en uitvoering van alle communicatie-opdrachten op tactisch en operationeel niveau. Het Frame van Betteke van Ruler biedt daarbij geen praktische handvatten voor de uitvoering van dagelijkse communicatietaken.

Voor dat laatste kun je beter gebruik maken van het Model van Michels en dan met name de bouwstenen in de rechter kolom daarvan. Nog een keer het styling-voorbeeld: als je iets wilt weten over behangen, het kiezen van accessoires of de styling van een slaapkamer kun je beter naar het Model van Michels kijken. Alleen bieden zijn overige bouwstenen (door de volgtijdelijkheid en het benoemen van meerdere strategieën) geen duidelijk omvattend kader.

Kort door de bocht samengevat: Betteke van Ruler biedt vooral een consistent omvattend kader, maar minder praktische handvatten. Wil Michels biedt meer praktische handvatten maar niet echt een logisch opgebouwd kader.

4. Hoe nu om te gaan met niveaus?

Het lijkt op het eerste gezicht misschien handig om per niveau hetzelfde basismodel te hanteren; steeds in een concretere uitwerking van de bouwstenen.

Zoals Russische Matroesjka poppetjes die identiek zijn maar door hun verschillende formaat precies in elkaar passen, van groot naar klein. Dat zou betekenen dat je op elk niveau met dezelfde bouwstenen werkt. In principe zou dat bevorderlijk zijn voor de consistentie. Maar aan de andere kant vraagt ieder niveau weer om eigen aandachtspunten en afwegingen. En andere manieren van denken en doen. Dat is voor mij voldoende reden om per niveau niet steeds dezelfde bouwstenen te hanteren.

Voor het formuleren van de uitgangspunten van communicatie op strategisch niveau kun je goed gebruik maken de bouwstenen uit het Frame van Betteke van Ruler (of de daarmee overlappende bouwstenen uit het Model van Michels). Een strategisch kader zonder de intentie om ook praktische handvatten te bieden. In die zin zou de bouwsteen Aanpak daarbij achterwege kunnen blijven. Ik zou persoonlijk de bouwsteen Kernboodschap toevoegen. Je moet op strategisch niveau kunnen aangeven wat je belofte is; wat het wezenlijke is dat je in al je uitingen met je stakeholders zou willen delen.

Voor het tactisch en operationeel niveau vormt de strategische koers het referentiekader, maar het strategische model kan bij de verdere uitwerking of realisatie niet één-op-één worden overgenomen. Het moet worden aangepast: naast blijvend relevante basis-bouwstenen als Interne en Externe analyse, Ambities/Doelen en Stakeholders/Publieksgroepen moeten ook elementen op het gebied van Content creatie en Media-inzet een plek krijgen. En daarnaast ook meer praktisch-zakelijke bouwstenen (Budget, Planning) omdat je als professional ook werkt aan content kalenders, draaiboeken, advertentiebudgetten en productieschema’s. Zolang uitwerking en uitvoering in de geest en de lijn van het strategische kompas worden gerealiseerd kan de rode draad, de centrale lijn in de communicatie worden gewaarborgd.

 

Slotwoord

Ik denk dat we veel misverstanden en onduidelijkheden kunnen voorkomen als we op heldere wijze onderscheid maken tussen inhoudelijke afwegingen en procedurele stappen enerzijds en tussen niveaus van denken en doen anderzijds. Het zou enorm helpen als we bij dat laatste niet alles het label ‘strategie’ geven, maar die term reserveren voor het overkoepelende, richtinggevende communicatie-kader.

Bij Bespreekpunt 1 (volgtijdelijkheid) heb ik aangegeven dat je zou kunnen spreken van een horizontale lijn bij strategie-ontwikkeling waarbij er sprake is van een procedurele volgtijdelijkheid en een iteratieve (niet-volgtijdelijke) inhoudelijk afweging waarbij het model met bouwstenen (cirkel, blokkenschema) steeds scherper wordt ingekleurd. Het daarbij overkoepelende kader is de algemene organisatie-strategie. Iedere communicatie-afdeling zou op strategisch niveau zelf eigen bouwstenen kunnen kiezen, waarbij het Frame van Betteke van Ruler op strategisch niveau een goede inspiratiebron vormt. Ik zou persoonlijk op dit niveau geen bouwsteen opnemen die gericht is op Aanpak (om spraakverwarring over Strategie en Tactiek te voorkomen), maar wel een bouwsteen die gericht is op de Kernboodschap.

Bespreekpunt 2 (niveaus) geeft aan dat de hoger gelegen niveaus kaderstellend en richtinggevend zijn voor de niveaus daaronder. Omdat er sprake is van verschillende denk- en werkniveaus kan je niet per niveau hetzelfde model hanteren, maar moet je dit aanpassen. Op tactisch en operationeel niveau zou je deels met de bouwstenen van het strategische niveau kunnen werken, aangevuld met bouwstenen die meer op creatie en realisatie zijn gericht. De Aanpak-kolom uit het model van Michels kan hiervoor een leidraad bieden.

Dit alles maakt het des te belangrijker om per opdracht vast te stellen op welk niveau de opdracht ligt. Ook dat is een argument om altijd te beginnen met een verkenning. Niet als bouwsteen, maar als procedure-stap. Daarbij kijk je naar de aard en omvang van het vraagstuk en de mogelijke bijdrage van communicatie. Maar zeker ook naar het grotere geheel waarbinnen de opdracht moet worden aangepakt. Bij een operationele opdracht kijk je naar het tactische kader, bij een tactische opdracht naar het strategische kader en bij een strategische opdracht naar het algemene organisatie-kader

Zo ontstaat een trapsgewijze model met drie horizontale communicatie-lagen: overkoepelend/richtinggevend, tactisch/middenniveau/deelterrein en operationeel/uitvoerend. Ook op tactisch en op operationeel niveau zou je een visualisatie kunnen maken met cirkels en bouwstenen. De tactische cirkel ‘hangt’ onder de scherp gestelde strategische cirkel en de operationele cirkel onder de tactische cirkel. Op deze niveaus wordt de cirkel met bouwstenen eveneens iteratief (dus inhoudelijk en niet volgtijdelijk) steeds specifieker ingevuld. Maar ook hier kan wel sprake zijn van een zekere procedurele volgtijdelijkheid.

Ik heb geprobeerd dit alles samen te vatten in een totaalplaatje. De bovenste helft komt overeen met het ‘strategische plaatje’ dat ik hierboven presenteerde. Daaronder zijn nu ook het tactische en het operationele niveau toegevoegd.

In feite kent elk niveau dezelfde dynamiek van inhoudelijke weging en procedurele stappen. Daarbij vormt steeds het hogere niveau het richtinggevende referentiekader. De bouwstenen kunnen naar eigen inzicht en voorkeur per niveau worden vastgesteld. Daarbij kunnen een paar kern-bouwstenen op alle niveaus worden gekozen naast enkele andere bouwstenen die zijn aangepast aan het betreffende niveau.

 

 

 

 

 

[1] In ons boek Kernbegrippen van professionele communicatie (Boom, 2019) benoemen Paula Zweekhorst en ik ook vrijwel dezelfde elementen.

[2] Wat mij betreft kan je soms beter spreken van deelgroepen in plaats van doelgroepen: https://phaestus.nl/phaestus.nl/?p=2063

[3] Ik kies voor een cirkel in plaats van een blokkenschema; een cirkel met de inhoudelijke bouwstenen als taartpunten geeft wat mij betreft een sterker beeld van de onderlinge samenhang van de bouwstenen.

Er zijn twee mensen die zich al decennialang manifesteren als ware voorvechters van het communicatievak: Betteke van Ruler en Wil Michels. Grote namen in communicatieland. Bekend en gewaardeerd vanwege hun advieswerk, lezingen, masterclasses, workshops en niet in de laatste plaats hun boeken. Verplichte kost voor vele generaties studenten Communicatie. Betteke van Ruler en Wil Michels oogsten allebei veel waardering. Dat is hun gegund, gezien hun langdurige, onvermoeibare inzet voor het vak, waarbij ze trouwens ook hun eigen promotie goed hebben verzorgd.

Nu doet zich het bijzondere feit voor dat beide communicatie-goeroes een nieuw boek hebben uitgegeven over een vergelijkbaar onderwerp, met een vergelijkbare uiterlijk. En ook nog eens bij dezelfde uitgever, namelijk Boom. Betteke van Ruler zat al langer bij uitgeverij Boom, maar dit keer heeft Boom ook Wil Michels (voorheen auteur bij uitgeverij Noordhoff) weten te strikken. Boom zal zich voelen als een rijke voetbalclub die naast Messi nu ook Ronaldo heeft gecontracteerd.

Dit roept natuurlijk allerlei vragen op over de motieven van de uitgever om in korte tijd van beide bekende auteurs een soortgelijk boekje uit te brengen. Daar kan ik alleen maar over speculeren, maar dat vind ik eigenlijk op deze plek niet van belang. Voor mij is het interessanter om beide boeken eens te vergelijken, juist omdat ze over dezelfde thematiek gaan. Wat zijn de overeenkomsten? En waarin verschillen ze van elkaar. Een uitgelezen kans om de jarenlang opgebouwde inzichten en ervaringen van deze twee toonaangevende schrijvers naast elkaar te leggen.

Ik begin met een aantal overeenkomsten.

Beide boeken hebben een horizontaal formaat. Beide boeken hebben een omslag met kleurvlakken. Beide boeken gaan over het ontwikkelen van een communicatie-strategie. Beide boeken borduren in compacte vorm voort op eerdere publicaties van de auteurs. Beide boeken zijn niet zo zeer theoretisch maar vooral praktijkgericht. Beide boeken presenteren een werkschema waarmee je aan de slag moet gaan om tot een communicatiestrategie te komen. Betteke van Ruler noemt dat ‘het Strategisch Communicatie Frame’, een schema met acht elementen dat ze al in eerdere publicaties heeft gepresenteerd.

Wil Michels spreekt van ‘het Communicatie Model’, een schema met twaalf elementen waarmee hij voortborduurt op zijn eerdere ‘Communicatie Canvas’.

In beide schema’s komen meerdere gelijknamige elementen (‘bouwstenen’) voor: Visie, Accountabiliy, Aanpak. Daarnaast kennen de schema’s ook onderdelen die niet precies dezelfde namen hebben maar wel erg vergelijkbaar zijn: Stakeholders (BvR) – Communicatiedoelgroepen (WM), Ambitie (BvR) – Communicatiedoelen (WM), Interne situatie (BvR) – Analyse van de organisatie (WM), Externe situatie (BvR) – Analyse van de omgeving (WM). Kortom, beide schema’s hebben veel vergelijkbare bouwstenen. Vrijwel alle acht de bouwstenen uit het ‘Frame’ van Betteke van Ruler tref je ook aan in het ‘Communicatie Model’ van Wil Michels. Het is wel opvallend dat Michels in zijn nieuwe boek de elementen Visie en Accountability heeft toegevoegd aan zijn eerdere Canvas-model, terwijl die onderdelen altijd al deel uitmaakten van eerdere versies van Betteke van Rulers Frame-model.

Beide schrijvers geven aan dat je alle bouwstenen uit hun schema moet meenemen om tot een communicatiestrategie te komen. Betteke van Ruler formuleert het als volgt: “Het Strategisch Communicatie Frame helpt je om te bepalen wat zinvol is om te doen en wat niet. Je ontwikkelt er een communicatiestrategie mee die goed is onderbouwd“ (p. 7). En Wil Michels zegt: “Of je nu een operationeel plan maakt of een overkoepelende strategie. Of je nu focust op interne of externe communicatie, de twaalf bouwstenen komen altijd aan bod” (p. 11). Dus als je kijkt naar de schema’s van beide auteurs zie je in grote lijnen dezelfde elementen/bouwstenen terugkomen die je mee moet laten wegen bij het ontwikkelen van een communicatiestrategie. In dat opzicht bestaat er dus veel overeenstemming en overlap.

Dan zou je haast gaan denken dat er nauwelijks verschillen bestaan tussen beide boeken, maar die zijn er wel degelijk. Met name in de dynamiek en in de reikwijdte wijken beide werkwijzen van elkaar af.

Dynamiek

Het ‘Model’ van Wil Michels kent drie blokken: Analyse, Strategie en Aanpak. Hierin is een meer traditionele manier van werken te herkennen: van onderzoek via strategische keuze naar uitvoering. Bovendien heeft hij zijn elementen genummerd; ook dat suggereert een bepaalde (lineaire) werkwijze. Michels onderkent het gevaar dat deze werkwijze te lineair zou kunnen uitpakken, dus geeft hij aan dat je de drie blokken als onderdelen van een cirkel moet zien die blijft draaien totdat alles scherp is (Michels, p. 11). Je vraagt je daarbij wel af waarom hij dan toch voor een blokkenschema heeft gekozen en niet voor een cyclisch model. Een cirkel-presentatie zou zijn intenties beter weergeven. Verder valt op Monitoring een van de bouwstenen van Michels is. Ik heb altijd wat moeite met bouwstenen of elementen die afgeleid zijn van een werkwoord. Monitoring is in mijn ogen geen bouwsteen, maar een continue activiteit tijdens een ontwikkelproces.

Het ‘Frame’ van Betteke van Ruler kent twee helften, een linkerkant (‘bouwstenen voor de richting van de strategie’) en een rechterkant (‘bouwstenen voor de realisatie van de strategie’). Zij benadrukt dat het niet uitmaakt met welke helft of welke bouwsteen je begint, als je ze maar alle acht aan bod laat komen. Van Ruler zet zich hiermee af tegen lineaire modellen en stappenplannen. Ze wil juist dat men wendbaar en agile te werk gaat.

In het bovenstaande proef je echt een verschil in benadering tussen beide auteurs. Michels beweert dat er altijd sprake is van een zekere volgtijdelijkheid: “je kunt geen strategie bedenken als je de organisatievraag en de communicatievraag niet helder hebt”(p. 12)  Dat is dan ook de eerste bouwsteen in het Model van Michels. Ik vind dat een begrijpelijk uitgangspunt. In het Frame van van Ruler is de organisatievraag een onderdeel van de Interne Analyse.  Maar omdat zij geen expliciete werkvolgorde aangeeft hoef je hier niet mee te beginnen. Dat wringt wat, vind ik. Je moet in mijn ogen altijd beginnen vanuit een startvraag of een opdracht. In haar toelichtende tekst geeft ze het wel aan: “Het eerste wat je dus doet als je een opdracht krijgt, is vragen naar de grotere strategie” (p. 12). Dan lijkt het voor de hand te liggen om die startvraag ook op te nemen in het werkschema, of als basisvraag die voorafgaat aan het werkschema.

Kortom, het Frame van van Ruler biedt veel flexibiliteit en dat zal in de praktijk van alledag goed van pas komen. In dat opzicht is het Model van Michels te veel een stappenplan. Maar Michels heeft een punt door de Organisatievraag expliciet als eerste aandachtspunt te presenteren.

Reikwijdte

Een ander groot verschil tussen beide boeken heeft de maken met de invulling van het begrip strategie. In de praktijk en in de vakliteratuur wordt de term strategie te pas en te onpas gebruikt. Voor een algemene koers tot en met een kort project.  Voor een manier van werken (strategie als proces) tot een bepaalde uitkomst (strategie als resultaat). Betteke van Ruler geeft via een definitie aan dat zij het als een alomvattend begrip ziet: “Een strategie legt uit wat waarom en op welke manier moet worden aangepakt, wat daarmee voor elkaar kan komen, wie en wat ervoor nodig is en hoe je op koers blijft” (p. 18). Het woord strategie is zodoende ook niet een van de bouwstenen van haar Frame, maar alle (ingevulde) bouwstenen bij elkaar vormen de strategie. Die strategie is nooit af, maar blijft in ontwikkeling. Bij Michels ligt dit heel anders. Strategie is een van de drie blokken in zijn Model en binnen dit blok benoemt hij ook nog twee aparte strategische bouwstenen: Positioneringsstrategie en Communicatiestrategie. Volgens Michels geeft de Communicatiestrategie “de weg van A naar B aan. Waar willen we over drie jaar staan en wat doen we om daar te komen”. (p. 71). Daarbij moet je volgens Michels een paar essentiële vragen stellen over doelen, doelgroepen, boodschap, concept, media en planning. Op zich begrijp ik dat, maar dat zijn vragen die betrekking hebben op andere bouwstenen uit zijn Model. Die bouwstenen moeten eerst zijn afgewogen voordat je je communicatiestrategie kunt ontwikkelen. Op die manier is Communicatiestrategie een andersoortige bouwsteen dan bouwstenen als Communicatiedoelen of Communicatiedoelgroepen. Anders gezegd, Communicatiestrategie lijkt bij Michels voort te vloeien uit het invullen van andere bouwstenen.  Maar is het dan zelf nog wel een bouwsteen? Als je de bouwstenen beschouwt als ingrediënten van een appeltaart, dan is de appeltaart zelf niet een ingrediënt. In die zin is de Frame-aanpak van Betteke van Ruler logischer en consistenter. Daar vloeit de strategie voort uit de afweging van alle bouwstenen zonder zelf een bouwsteen te zijn.

Ik vind het wel positief dat Michels in zijn tekst (niet zo zeer in zijn Model) onderscheid maakt tussen verschillen niveaus en reikwijdtes van strategie.[1] Hij geeft aan dat je onderscheid kun maken in vier strategische niveaus: organisatiestrategie > overkoepelende communicatiestrategie > specifieke organisatiestrategie > contentstrategie. Dat is een goed punt van Michels, maar het is jammer dat Michels die indeling niet expliciet en consequent koppelt aan of verwerkt in zijn Model. Is zijn Positioneringsstrategie hetzelfde als een overkoepelende strategie? Zou kunnen, maar het is niet duidelijk. In zijn uitwerkingen zie je dat Michels zowel bij Positioneringsstrategie als bij Communicatiestrategie en Content steeds dezelfde vragen stelt: wat is je doel, wie wil je bereiken, wat is je kernboodschap? Per onderdeel zijn dat geen vreemde vragen, maar Michels geeft niet aan hoe je een lijn aanbrengt tussen die niveaus of bij die bouwstenen. Neem bijvoorbeeld de vraag naar de kernboodschap. Die kun je niet drie keer verschillend invullen. Er zal toch samenhang moeten bestaan in het formuleren van je kernboodschap bij je positionering, je campagne en je creatieve uitwerking.

Betteke van Ruler maakt zelf geen scherp onderscheid in verschillende strategische niveaus. In haar boek is wel een tekst van Ron van der Jagt opgenomen die aangeeft dat in de praktijk drie niveaus te onderscheiden zijn: strategisch (positionering, reputatie), tactisch (regie, coördinatie) en uitvoerend (creatie, realisatie). Gezien het feit dat zij relatief weinig aandacht besteedt aan creatie en realisatie lijkt het erop dat haar Frame zich vooral richt op het strategisch-tactische niveau.

Wat mij betreft is het van belang om duidelijk aan te geven wat men onder de term Strategie verstaat en welk niveau of welke reikwijdte men daarbij in gedachten heeft. Anders levert dat misverstanden en spraakverwarring op. Een voorbeeld ter illustratie: het bekende Communicatiekruispunt van Betteke van Ruler (een model dat al 25 jaar geleden is ontwikkeld) wordt door Wil Michels genoemd bij zijn bouwsteen Communicatiestrategie, terwijl Betteke van Ruler het kruispunt bespreekt bij haar bouwsteen Aanpak. Om aan deze vormen van verschil in opvatting of indeling te kunnen ontsnappen zou je eigenlijk een werkschema moeten hebben waarin die verschillende niveaus (strategisch, tactisch, operationeel) terug te vinden zijn.

Conclusie

Het is de moeilijk om de dynamiek en veelzijdigheid van de praktijk in schema’s te vatten. Hoe zeer men ook aangeeft dat een schema flexibel is of dat je het meermalen kan laten ‘draaien’, een schema blijft een tweedimensionaal plaatje dat nooit helemaal recht kan doen aan de steeds veranderende werkelijkheid. We moeten de schema’s van Wil Michels en Betteke van Ruler dan ook opvatten als hulpmiddelen of ‘tools’. Daarbij vind ik het Frame van Betteke van Ruler meer consistent en hecht dan het Model van Wil Michels.[2] Michels is meer een eclecticus die uit verschillende bronnen zinvolle elementen bij elkaar brengt, maar niet voor een sluitende, doortimmerde samenhang zorgt.  Ik vind het een pluspunt bij Michels dat hij expliciet ruimte biedt aan de Organisatievraag en ook de verschillende niveaus van strategisch werken bespreekt. Ten opzichte van van Ruler besteedt Michels ook meer aandacht aan content creatie.

Al met al zie ik het Frame van Betteke van Ruler vooral als een goed bruikbare tool voor het ontwikkelen van de communicatie-koers van een organisatie (en de invulling van de communicatie-functie) op een hoger, meer overkoepelend niveau. Het Model van Michels biedt relatief meer handvatten voor het aanpakken van een concrete communicatie-opdracht (project, klus) op een meer tactisch en operationeel vlak.

 

Tot slot

Zou het niet een goed idee zijn als uitgeverij Boom beide top-auteurs eens zou uitnodigen om te komen tot een gezamenlijke publicatie? Samen werken aan een nieuwe standaard voor het denken en doen in communicatieland? Dat zou ons in de beroepspraktijk en het communicatie-onderwijs echt verder brengen. Ik gooi dit balletje maar even op. Want zeg nou zelf: Messi en Ronaldo samen in de voorhoede; dat zou toch een prachtige score moeten opleveren.

 

 

[1] Zijn trapsgewijze indeling sluit in grote lijnen aan op een artikel over communicatiestrategie van Harry Smals dat ik onlangs onder ogen kreeg: https://communicatiekc.com/2024/04/03/strategie/ .

[2] Ik heb me in een eerder blog al positief uitgelaten over het Strategisch Communicatie Frame van Betteke van Ruler; de voorloper van deze versie: http://phaestus.nl/phaestus.nl/?p=2204

Ik hik tegen een taaldingetje aan. Iets kleins. Het is, zeker ten opzichte van het grote wereldnieuws, een bijna te verwaarlozen vraagstuk. Maar toch wil ik het op deze plek met jullie, mijn lezers, delen.

Het gaat om de formulering ‘Hier opent binnenkort … ’ .

 

Op de voordeur van een leegstaand pand in een winkelstraat tref je vaak een bord of poster aan van het type ’Hier opent binnenkort Cadeaupaleis Carmen’. Iedereen zal begrijpen wat er wordt bedoeld, maar ik vraag me af waarom het zo houterig en onvolledig is geformuleerd.

Volgens de communicatie-handboeken moet een boodschap altijd duidelijkheid bieden over de vier W’s: Wie, Wat, Waar, Wanneer.

Laten we de voorbeeld-zin ’Hier opent binnenkort Cadeaupaleis Carmen’ eens langs die 4W-meetlat leggen.

 

Waar

We zien dat er maar één W duidelijk wordt ingevuld: de W van Waar. In de voorbeeld-zin staat het woord ‘Hier’ en het bord hangt op de deur van het betreffende pand. Dus over de locatie (Waar) kan gaan misverstand bestaan.

Wie en Wat

Dan gaat we naar de Wie en de Wat. Wat betreft deze twee W’s is de voorbeeld-zin nogal verwarrend. Cadeaupaleis Carmen kan namelijk zowel de Wie als de Wat zijn.

Laten we uitgaan van het gegeven dat bij het werkwoord ‘openen’ zowel een Wie als een Wat nodig is. Iemand opent iets. Zina opent haar boek, Ajax opent de score (was dat maar waar…).  In de voorbeeldzin kun je Cadeaupaleis Carmen beschouwen als de Wie, maar daarbij ontbreekt een Wat.  Cadeaupaleis Carmen opent wat? Klaarblijkelijk is de Wat een nieuwe winkel, maar dat staat er niet. Je kunt beter zeggen: ‘Hier opent Cadeaupaleis Carmen binnenkort een nieuwe winkel’. Of ‘Cadeaupaleis Carmen opent hier binnenkort haar deuren’.

Je zou ook kunnen beweren dat Cadeaupaleis Carmen de Wat is in de voorbeeldzin. Maar dan ontbreekt de Wie. Wie opent dan de cadeauwinkel? Misschien wel de eigenaresse, of de burgemeester. Dan zou de zin moeten luiden: ‘Eigenaresse Carmen de Jong opent hier binnenkort Cadeaupaleis Carmen’.

Kortom, in de voorbeeldzin zit een taalgat. Ofwel de Wie ontbreekt, ofwel de Wat.

 

Wanneer

Dan ten slotte de laatste W: Wanneer. In de voorbeeldzin is het woord ‘binnenkort’ de indicatie voor het Wanneer. Maar wanneer is binnenkort? Over een week? Over twee maanden? Dat blijft onduidelijk. Als Carmen klanten wil trekken, zou ze wat preciezer moeten zijn. Mijn advies: maak een plan voor een openingsfeest of een welkomsactiviteit en zet die datum op het bordje.

Ik hoop dat middenstanders en winkelketens gaan afstappen van de afgezaagde en kromme zin ‘Hier opent binnenkort…’, en er iets mooiers van maken. Cadeaupaleis Carmen krijgt deze zin van mij cadeau: ‘Op zaterdag 29 juni opent Cadeaupaleis Carmen hier haar nieuwe winkel. Alle klanten ontvangen die dag een verrassing’. Of anders, met een call to action: ‘Kom op zaterdag 29 juni naar de verrassende opening van Cadeaupaleis Carmen’. (*)

Zo, ik heb mijn hart gelucht. Nu weer tijd voor echt belangrijke zaken.

 

(*) Deze zin heb ik toegevoegd na een aantal inspirerende reacties van lezers.